Hoe verloopt mediation? Eerste contact met mediator

Hoe verloopt mediation? Eerste contact met een mediator

Een mediationtraject verloopt vaak volgens een aantal vaste stappen. Het begint meestal met een van beide partijen die de andere partij verzoekt om te proberen door middel van mediation tot een oplossing van het geschil te komen. In het kort zijn bij mediation de volgende fasen te onderscheiden:

1. Een mediator vinden

Er zijn veel mediators te vinden, maar hoe vind je een goede mediator voor het specifieke geschil waarmee je te maken hebt?
Als u degene bent die aan de andere partij voorstelt om gebruik te maken van mediation, is het niet ongebruikelijk dat u de andere partij drie door u gekozen mediators voorstelt waaruit de tegenpartij één mediator mag kiezen. Op die manier kunt u voorkomen dat er bij de tegenpartij de indruk ontstaat dat u al bepaald heeft welke mediator in uw geschil als bemiddelaar zou moeten optreden.  Carlijn Ubbens van Russian Culture, Communication & Mediation is een gecertificeerd mediator. In haar benadering staat relatiebehoud en verbetering van de onderlinge communicatie op de eerste plaats.

2. Het eerste contact met de mediator

Het eerste contact met de mediator zal vaak per e-mail of telefonisch plaatsvinden. Een van beide partijen zal de mediator verzoeken of hij/zij op korte termijn beschikbaar is. Is hij/zij in staat om in dit specifieke geschil als mediator op te treden? Hoe gaat hij/zij op hoofdlijnen te werk? Wat is het honorarium?
Als dit eerste contact positief verlopen is, zal de mediator contact zoeken met de andere partij om ook van die zijde te vernemen of men akkoord is met een mediationtraject onder zijn/haar leiding. Veel mediators kiezen er bewust voor om tijdens dit eerste contact nog niet uitvoerig te spreken over het geschil zelf, dit komt meestal pas uitgebreid tijdens de eerste bijeenkomst aan de orde.

3. Start van de eerste mediation bijeenkomst / intake gesprek

Tijdens deze eerste gezamenlijke bijeenkomst zal de mediator uitleggen wat mediation is en hoe het in zijn werk gaat. Ook zal de mediator stilstaan bij de zogenaamde mediationovereenkomst, dit is een overeenkomst waarin een aantal spelregels staan waaraan beide partijen zich moeten houden.
Zo is in deze overeenkomst opgenomen dat de mediation puur op basis van vrijwilligheid plaatsvindt en op elk moment door beide partijen beëindigd kan worden. Ook staat er in deze overeenkomst dat beide partijen (en hun eventuele juridische adviseurs) strikte geheimhouding in acht moeten nemen ten aanzien van alles wat er tijdens de mediation besproken wordt. Dit is om de veiligheid van het gesprek te bevorderen.
Als beide partijen de mediationovereenkomst ondertekend hebben, kan de echte mediation beginnen.

4. Het mediationgesprek – de exploiratiefase

In deze fase zal de mediator om te beginnen vaak beide partijen om beurten de kans geven om zijn of haar verhaal te doen. Wat is er precies gebeurd? Hoe heeft het zover kunnen komen? Hoe verloopt de communicatie? Speelden er bepaalde onuitgesproken verwachtingen? Wat is de rol van de omgeving? Als het nodig is zal de mediator vragen stellen om meer feiten en omstandigheden op tafel te krijgen.

5. De onderhandelingsfase / wederzijdse erkenning

In de narratieve mediation wordt er na de exploiratie fase aandacht besteed aan de gevoelsmatige kant van het conflict, met mogelijk een wederzijdse erkenning van elkaars situatie tot gevolg. Pas hierna wordt er gekeken naar de mogelijke oplossingen en de belangen die er spelen. Het idee hierachter is dat wanneer er wederzijds begrip is ontstaan voor elkaars situatie en elkaars reacties, het veel eenvoudiger is om tot een oplossing te komen waar beide partijen zich in kunnen vinden.

Bij de probleemoplossende mediation breekt direct al de onderhandelingsfase aan. Welke mogelijke oplossingen zijn er en welke voorwaarden vinden beide partijen belangrijk? Emoties mogen er zijn, maar mogen een oplossing niet in de weg staan. Veel probleemoplossende mediators (vooral zij die zich alleen op de feiten richten) vinden de emotionele kant van het conflict maar lastig. Maar mensen komen er vaak niet zelf uit, juist door de emotionele lading van het conflict.

6. De afrondingsfase

Als besprekingen uiteindelijk geleid hebben tot een voor beide partijen acceptabele oplossing, is het gebruikelijk dat deze oplossing en de daaraan verbonden voorwaarden in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst wordt vastgelegd. Door de afspraken in een schriftelijk document vast te leggen kan er geen misverstand ontstaan over wat er nu precies overeengekomen is.
Niet elke mediation kan succesvol afgerond worden. Als partijen er uiteindelijk niet met elkaar uitkomen, zal de mediation door de mediator of door een van beide partijen beëindigd worden. In dat geval zal vaak een juridische procedure bij de rechter worden gevoerd om alsnog tot een beslechting van het geschil te komen.